Bien que les bureaux des notaires soient fermés, il est toujours possible d'établir un contact par téléphone et par e-mail. Des solutions de signature électronique et de procuration ont été mises en place pour gérer les actes urgents.
« Nos clients ne peuvent pas se déplacer, mais il est essentiel de maintenir un lien avec eux », souligne Me Stéphanie Gaillard, notaire à Paris. L'accueil téléphonique est toujours d'actualité, et l'équipe vérifie régulièrement les e-mails et les messages vocaux pour rester disponible. Les démarches urgentes peuvent être réalisées à distance, conformément au décret 2020-395 du 3 avril 2020.
Cependant, pour les actes non urgents, il est souvent préférable d'attendre quelques mois.
Procuration et signature électronique : un processus simplifié
La pandémie a engagé une hausse des demandes de testaments. La méthode la plus simple est de rédiger un testament olographe (rédigé de la main par le testateur). Votre notaire peut vous aider par téléphone et vous faire parvenir le document par e-mail pour validation.
Pour signer, vous pouvez donner procuration à votre notaire via un système de "signature électronique qualifiée", un processus qui garantit un niveau de sécurité juridique similaire à celui d'une signature manuscrite (article 136, alinéa 2 du code civil). Cela nécessite l’utilisation d’un outil tel que "Docu-sign", permettant de valider votre consentement et d’authentifier votre signature. Après téléchargement, il suffit de fournir une photo de votre pièce d’identité et de suivre les instructions pour permettre à un clerc de l’étude de signer en votre nom.
Transactions immobilières : compromis d’achat ou de vente
Docu-sign est également applicable aux compromis de vente ou d’achat immobilier. Les transactions entamées avant la mi-mars peuvent se poursuivre, même si le marché est actuellement figé. Si des documents nécessaires sont en attente, sachez que les délais ont été prolongés, ce qui signifie qu'une promesse de vente est maintenant assortie d’un délai de cinq mois.
Actes authentiques : donation, vente immobilière et testaments
Pour les actes authentiques tels que les donations ou les ventes immobilières, une procédure électronique est autorisée dans le cadre du décret du 3 avril 2020, permettant une "signature avec comparution à distance". Cela autorise le notaire à signer au nom des clients, comme pour un donateur et un donataire. Un avantage significatif de cette approche est que l'"acte authentique électronique" (AAE) bénéficie de la même valeur juridique qu'un acte signé en personne.
Il est important de noter que cette méthode peut impliquer des étapes de validation plus complexes, incluant une vérification d'identité par visio-conférence, surtout pour les nouveaux clients. Si la situation n'est pas critique, il peut être préférable de planifier une date de signature ultérieure, en particulier si vous n'avez pas le matériel informatique nécessaire. Cependant, cette solution peut faciliter l'acquisition d'une propriété par exemple, en permettant à un ancien locataire de finaliser son achat à la date convenue, démontrant ainsi une avancée dans la digitalisation des services notariaux.
